Zatrudnianie cudzoziemców staje się w Polsce coraz bardziej popularne, umożliwiając pracodawcom elastyczne reagowanie na zmiany w krajowej strukturze zatrudnienia, wynikające ze zmian cywilizacyjnych, nadal wysokiego poziomu emigracji z kraju oraz niechęci naszych rodaków do podejmowania pracy w pewnych rodzajach zawodów.
Jedną z form umożliwiających zatrudnienie obcokrajowca jest składanie przez pracodawcę oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi. Jaka jest w takim przypadku procedura postępowania oraz o czym należy pamiętać przy jej stosowaniu, opowiada niniejszy artykuł.
Kiedy może zostać wydane oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi
Kwestie związane z oświadczeniami o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej reguluje przede wszystkim ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz. U. z 2020 r. poz. 1409 z późn. zm.).
Zgodnie z jej art. 88 z ust. 2 może ono zostać wydane, jeżeli:
- cudzoziemiec jest obywatelem państwa określonego w przepisach rozporządzenia Ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie państw, do których obywateli stosuje się niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oraz przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2017 r., poz. 2349), a więc: Republiki Armenii, Republiki Białoruś, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii, Federacji Rosyjskiej oraz Ukrainy,
- praca cudzoziemca nie jest związana z działalnością określoną w przepisach rozporządzenia Ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (Dz. U. z 2017 r., poz. 2348), a więc w zakresie, w jakim nie jest wydawane zezwolenie na pracę sezonową, czyli innym niż wskazane w tym akcie prawnym,
- okres wykonywania pracy określony w złożonym oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi oraz okresy pracy wykonywanej na podstawie oświadczeń wpisanych do ewidencji oświadczeń wynoszą łącznie nie dłużej niż 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy niezależnie od liczby podmiotów powierzających temu cudzoziemcowi wykonywanie pracy.
Forma oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi
Pamięta należy, że pracodawca, w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, zamieścić należy:
1) informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, a mianowicie:
a) nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,
b) adres stałego pobytu albo adres siedziby,
c) numer telefonu oraz numer faksu,
d) numery identyfikacyjne NIP i REGON – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, albo numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
e) numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, który prowadzi agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej,
f) symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z pracą cudzoziemca,
g) wymagane przez przepisy prawa oświadczenia składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. W takim przypadku, składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” – zastępuje ona pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań,
h) oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami dotyczącymi zasad powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom,
2) informacje dotyczące cudzoziemca:
a) imię (imiona) i nazwisko,
b) płeć,
c) datę urodzenia,
d) obywatelstwo,
e) nazwę, serię, numer, datę wydania i datę ważności dokumentu podróży,
f) numer wizy lub karty pobytu oraz okres ważności tego dokumentu, jeżeli przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
g) dane dotyczące podstawy prawnej pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz przewidywanego sposobu wykorzystania oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń,
3) dane dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi:
a) nazwę zawodu, podklasę działalności według klasyfikacji PKD, w której powierza pracę cudzoziemcowi,
b) stanowisko lub rodzaj pracy,
c) miejsce wykonywania pracy,
d) okres lub okresy pracy oznaczone datami,
e) rodzaj umowy stanowiącej podstawę wykonywania pracy,
f) najniższe wynagrodzenie, jakie może otrzymywać cudzoziemiec, określone stawką godzinową lub miesięczną,
g) wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu,
4) dane dotyczące pracodawcy użytkownika, jeżeli oświadczenie dotyczy pracy cudzoziemca w charakterze pracownika tymczasowego:
a) nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,
b) adres stałego pobytu albo siedziby.
Pamiętać trzeba, że składając oświadczenie do rejestracji, pracodawca powinien również przedstawić dowód dokonania wpłaty kwoty w wysokości 30 zł, oświadczenie o niekaralności, ważny dokument tożsamości, kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub kopię innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – kopię stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca;
Postępowanie w zakresie oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi
Właściwość organu
Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składa się w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę – w przypadku osób prawnych lub miejsce pobytu stałego – w przypadku osób fizycznych, który dokonuje jego wpisu do ewidencji oświadczeń. Warunkiem jest oczywiście posiadanie przez cudzoziemca dokumentu potwierdzającego tytuł pobytowy w Rzeczypospolitej Polskiej, uprawniającego go do wykonywania pracy na jej terytorium.
Powiatowy urząd pracy, wpisując oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż określony w oświadczeniu, jednak nie wcześniejszy niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji oświadczeń.
Terminy
W sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego powiatowy urząd pracy wpisuje oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, bądź też starosta odmawia w drodze decyzji wpisania oświadczenia do ewidencji oświadczeń nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego – nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania oświadczenia.
Przesłanki negatywne do dokonania wpisu do ewidencji oświadczeń o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi
Starosta wydaje decyzję ę o odmowie wpisania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli wnioskodawca był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego oraz gdy w danym roku kalendarzowym nastąpiło przekroczenie obowiązującego limitu oświadczeń.
Decyzja odmowna może także zostać wydana, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że oświadczenie jest składane dla pozoru, będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne bądź zalega z uiszczeniem podatków.
Od negatywnej dla pracodawcy decyzji istnieje możliwość odwołania się od organu drugiej instancji, a więc Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Obowiązki pracodawcy w związku z powierzaniem pracy na podstawie oświadczenia
Należy pamiętać, że pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek:
1) poinformować na piśmie powiatowy urząd pracy:
a) o podjęciu pracy przez obcokrajowca najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia,
b) niepodjęciu pracy przez obcokrajowca, w terminie 7 dni od daty wskazanej w oświadczeniu, jako dzień rozpoczęcia pracy.
2) zawarcia z cudzoziemcem pisemnej umowy o wykonywanie pracy. Wcześniej powinien przedstawić mu jej tłumaczenie na zrozumiały dla niego język, przy czym sama umowa musi być zgodna z warunkami określonymi w oświadczeniu,
3) przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników. Dotyczy to zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, w przypadku, gdy dana umowa im podlega, jak na przykład: umowa o pracę, zlecenia czy umowa agencyjna, a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów, w tym przechowywania kopii jego dokumentu pobytowego. Istotne jest, że w przypadku umowy o pracę cudzoziemiec ma prawo do co najmniej minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w Polsce. W 2021 roku jest to kwota 2800 zł brutto w stosunku miesięcznym, zaś minimalna stawka godzinowa wynosi 18,30 zł brutto, co ma zastosowanie do m.in. umów zlecenia, nie zaś umów o dzieło,
4) przekazać cudzoziemcowi zarejestrowane przez urząd oświadczenie. Na jego podstawie cudzoziemiec może starać się o tytuł pobytowy pozwalający na pracę w Polsce.
Ile czasu można pracować na oświadczeniu?
Pamiętać trzeba, że zarejestrowane oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi uprawnia do wykonywania pracy o charakterze niesezonowym do 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, niezależnie od liczby pracodawców powierzających mu pracę na podstawie oświadczenia. Przy zliczaniu okresów wykonywania pracy na podstawie oświadczenia bierze się pod uwagę okresy, na jakie oświadczenie zostało zarejestrowane.
Od kilku lat obserwuje się stale rosnące zainteresowanie zatrudnianiem cudzoziemców przez polskich przedsiębiorców. Z uwagi na atrakcyjność warunków finansowych, obcokrajowcy ze wschodniej granicy chętnie wybierają Polskę na miejsce pracy. W związku z migracją cudzoziemców do Polski, wzrasta również ilość nadużyć ze strony pracodawców, często decydujących się na nielegalne zatrudnienie obcokrajowca. Ilość dokumentów niezbędnych do zgromadzenia celem zatrudnienia oraz czas rozpoznawania wniosków przez urzędy skutecznie zniechęca pracodawców do wstrzymywania pracy i w rezultacie prowadzi do naruszenia prawa.
Przed zatrudnieniem obywatela spoza UE, pracodawca musi upewnić się, że cudzoziemiec posiada dokument uprawniający go do pobytu w Polsce. Zatrudniając nielegalnie cudzoziemca, który nie ma prawa pobytu w Polsce, należy liczyć się z możliwością nałożenia kar finansowych oraz koniecznością wypłaty należnych pracownikom zaległych wynagrodzeń, z uwagi na domniemanie istnienia stosunku pracy przez okres 3 miesięcy.
W konsekwencji, pracodawca będzie zobowiązany do uregulowania składek na ubezpieczenie społeczne oraz podatków, a także zapewnienie cudzoziemcom powrotu do kraju ich pochodzenia. Co więcej, pracodawcy, u których w drodze kontroli zostaną wykryte naruszenia, są pozbawiani prawa do korzystania z dotacji publicznych, w tym funduszy unijnych.
Cudzoziemiec wykonuje pracę nielegalnie, gdy:
- nie posiada ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego go do pobytu w Polsce,
- jego podstawa pobytu w Polsce nie uprawnia do wykonywania pracy,
- wykonuje on pracę bez zezwolenia, w przypadkach, gdy jest ono wymagane,
- pracuje on na innym stanowisku lub na innych warunkach niż określone w zezwoleniu na pracę,
- pracuje bez zawartej umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej np. zlecenia, o dzieło.
Brak posiadanej wizy bądź brak uprawnienia do wykonywania pracy
Cudzoziemiec, który ma zamiar podjąć zatrudnienie w Polsce, musi posiadać wizę będącą podstawą pobytu na terenie RP. Wiąże się to również z potrzebą posiadania uprawnienia do wykonywania pracy, bowiem nie każda wiza pozwala na zatrudnienie cudzoziemca. Cele wydawania wiz w Polsce oznaczone są liczbami od 01 do 23; możliwość podjęcia pracy daje wiza oznaczona numerami „05” i „06”.
Wiza „05” wydawana jest w celu wykonywania pracy w okresie nieprzekraczającym 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Dokument ten otrzymuje się w konsekwencji wydania oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy, zarejestrowanego w powiatowym urzędzie pracy.
Oznaczenie „06” dotyczy przede wszystkim tych cudzoziemców, którzy chcą pracować w Polsce na podstawie zezwolenia na pracę.
Polskie prawo przewiduje również możliwość zatrudniania cudzoziemców na podstawie wizy typu „C” (przeznaczonej na pracę na terenie Schengen) oraz typu „D” (pracę na terenie kraju). W wielu przypadkach, do wykonywania pracy konieczne jest uzyskanie dodatkowych dokumentów np. zezwolenia na pracę.
Cudzoziemcy, którzy posiadają już ważną wizę dotyczącą m.in. prowadzenia działalności gospodarczej, połączenia z rodziną lub podjęcia studiów w Polsce, nie muszą dodatkowo ubiegać się o nową wizę uprawniającą do wykonywania pracy.
Wykonywanie pracy na podstawie zezwolenia
W określonych przypadkach cudzoziemiec musi posiadać zezwolenie na wykonywanie pracy, np. w warunkach delegacji. Uzyskuje się je w Urzędach Wojewódzkich, na wniosek pracodawcy. W zależności od urzędu czas oczekiwania wynosi od 2 tygodni do kilku miesięcy, co często powoduje podjęcie przez pracodawcę ryzyka nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca. We wniosku umieszcza się nazwę pracodawcy, miejsce wykonywania pracy, stanowisko oraz wynagrodzenie proponowane pracownikowi.
Wykonywanie pracy na innych warunkach
Pomimo uzyskania przez pracodawcę zezwolenia na pracę przez obcokrajowca, podczas kontroli może okazać się, że pracownik wykonuje pracę na innych warunkach, np. otrzymywać mniejsze wynagrodzenie albo wykonywać inny rodzaj pracy, który nie został ujawniony we wniosku.
Wykonywanie pracy bez umowy
Kontrola legalności zatrudnienia dokonywana przez odpowiednie organy nierzadko wykazuje kilka naruszeń łącznie. Często konsekwencją wykonywania pracy przez cudzoziemca, który nie posiada wizy bądź uprawnień do podjęcia zatrudnienia, jest brak zawarcia umowy z pracodawcą. Zmuszeni przez sytuację życiową obcokrajowcy decydują się na otrzymywanie wynagrodzenia bez zawarcia umowy, przez co nie są odprowadzane przez pracodawcę składki na ubezpieczenie zdrowotne czy płacone podatki. Koszt takiego nielegalnego zatrudnienia jest o wiele niższy niż na warunkach przewidzianych prawem.
Kontrola legalności zatrudnienia
Z uwagi na duży napływ pracowników z zagranicy, istnieje konieczność prowadzenia kontroli zatrudnienia, do przeprowadzenia której uprawnione są dwa organy: Straż Graniczna oraz Państwowa Inspekcja Pracy.
Procedurę kontroli dokonywanej przez Straż Graniczną reguluje ustawa o Straży Granicznej w przepisach art. 10d. Wedle ustawy, organ może kontrolować pracodawcę, przedsiębiorcę niezatrudniającego pracownika i inne instytucje, a także, w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia przepisów, osoby fizyczne.
Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do kontroli legalności zatrudnienia wynikającego z zawarcia z pracownikami umów o pracę.
Kontrola przeprowadzana przez Straż Graniczną
Straż Graniczna może przeprowadzić kontrolę podmiotów wskazanych wyżej w celu ustalenia stanu faktycznego w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, prowadzenia przez nich działalności gospodarczej oraz powierzania im wykonywania pracy. Kontrolowany może być również charakter wykonywanej przez cudzoziemca pracy oraz warunki jej wykonywania, w szczególności czy są one zgodne z opisem umieszczonym w zezwoleniu bądź oświadczeniu.
Do kontroli uprawnieni są funkcjonariusze pełniący służbę w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej, na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wystawionego przez właściwego komendanta. Upoważnienie zawiera wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie organu kontroli, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko oraz numer legitymacji służbowej funkcjonariusza Straży Granicznej uprawnionego do wykonywania kontroli, nazwę i adres kontrolowanego, określenie zakresu przedmiotowego kontroli, wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji oraz pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.
Funkcjonariusze są uprawnieni do przeprowadzania bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli w zakresie legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej.
Przed rozpoczęciem kontroli, mają oni obowiązek okazać podmiotom kontrolowanym upoważnienie w celu weryfikacji, bowiem zdarzają się przypadki oszustów, którzy wykorzystują niewiedzę przedsiębiorców i prowadzą do wyłudzeń pieniędzy.
W przypadku konieczności nagłego przeprowadzenia kontroli, w konsekwencji zaistnienia podejrzenia, że przepisy nie są przestrzegane, można jej dokonać jedynie na podstawie okazania legitymacji służbowej. W ciągu 7 dni, organ kontrolny wysyła określone ustawą upoważnienie do kontroli.
Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie kontrolowanego, a także w pozostałych miejscach wykonywania pracy bądź prowadzenia działalności gospodarczej. Kontrola obejmuje również miejsce przechowywania wszelkich dokumentów związanych z zatrudnieniem, powierzeniem pracy lub prowadzeniem działalności gospodarczej.
W trakcie kontroli, funkcjonariusze mogą korzystać z pomieszczeń do pracy kontrolowanego, a także. jeśli wymagają tego okoliczności, przeprowadzić ją w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej.
Pomiot objęty kontrolą, osoba upoważniona do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia jego spraw, pracownik kontrolowanego oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym, są obowiązani umożliwić wykonywanie kontroli oraz uczestniczyć w przeprowadzaniu oględzin miejsc wykonywania pracy. Na każde żądanie funkcjonariuszy Straży Granicznej, kontrolowany ma obowiązek udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać dokumenty, umożliwić sporządzanie ich kopii oraz zapewnić funkcjonariuszom warunki do pracy, jak również udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.
Po zakończeniu kontroli funkcjonariusz sporządza protokół kontroli; w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w toku kontroli bądź ich braku, notatkę służbową.
Należy pamiętać, że badana jest nie tylko legalność zatrudnienia. Kontrola legalności pobytu cudzoziemców w Polsce może być przeprowadzana przez Straż Graniczną, Policję, ale również przez urzędy celno-skarbowe.
Jakie dokumenty należy przedstawić do kontroli
W przypadku przeprowadzenia kontroli należy przedłożyć odpowiednie dokumenty, które pozwolą na identyfikację podmiotu kontrolowanego oraz osób zatrudnionych m.in.: paszport cudzoziemca, zezwolenie na pracę bądź oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną, a także inne, każdorazowo określane przez funkcjonariuszy Straży Granicznej.
Kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemca
Na pracodawcę, który nielegalnie zatrudnia cudzoziemca, może być nałożona kara grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 złotych. W przypadku, gdy pracodawca wprowadza cudzoziemca w błąd, wyzyskuje, wykorzystuje zależność służbową lub niezdolność do należytego pojmowania i tym działaniem doprowadza go do nielegalnego wykonywania pracy, grzywna wynosi od 3 000 do 30 000 złotych.
Konsekwencjami ujawnionych naruszeń w legalności zatrudnienia może zostać obciążony także cudzoziemiec, na którego może być nałożona kara grzywny, a nawet wydana wobec niego decyzja o zobowiązaniu do powrotu do kraju pochodzenia.